Ping, Ping, Peng. Für einen gesunden Umgang mit Slack.

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Slack ist der Dreh- und Angelpunkt unserer internen Kommunikation bei i22. Kurze Rückfragen, Gesuche, Diskussionen, Impulse oder Small Talk – wir verschicken über 4000 Nachrichten an einem durchschnittlichen Arbeitstag über Slack. Pretty crazy. 4000 Nachrichten bedeutet auch: 4000 Unterbrechungen. Im Schnitt wird also jeder von uns 40 Mal am Tag von Slack angepingt. Als würde dir ein Kollege alle 12 Minuten auf die Schulter tippen und der Tag fühlt sich plötzlich wie in ein einziges Meeting an. Ohne Agenda und mit wahllosen Teilnehmern. Grund genug, sich mit der „richtigen“ Nutzung intensiver zu beschäftigen. Welche Auswirkungen kann Slack auf die tägliche Arbeit haben und was gilt es zu beachten?

Was wir gerne möchten: Deep Work. Was nicht: Shallow Work.

Unterbrechungen beim Coden, Schreiben oder Designen sind teuer. Wer aus seiner Arbeit gerissen wird, braucht im Schnitt 15 Minuten, um sich wieder in seine eigentliche Aufgabe zu vertiefen. Dabei geht nicht nur Zeit verloren, sondern Task-Hopping führt auch zu höherer Fehleranfälligkeit und genereller Ermüdung. Es kann maßgeblich unser Wohlbefinden beeinflussen. Fühlen wir uns eher ruhig, kontrolliert und selbstbestimmt oder getrieben, gestresst und erschöpft?

Wir kennen alle diese Phasen, in denen man eigentlich permanent in einem Wechselmodus ist und man sich am Ende des Tages fragt: Was habe ich eigentlich geschafft? Cal Newport, Informatik-Professor aus den USA, beschreibt dies in seinem Buch als „Shallow Work“:

„Non-cognitively-demanding, logistical-style tasks, often performed while distracted. These efforts tend to not create much new value in the world and are easy to replicate.”

Jedes Mal, wenn wir Slack öffnen, laufen wir Gefahr, dass unsere Arbeit in diese Kategorie fällt. Wir arbeiten rund um die eigentliche Arbeit herum. Meta-Arbeit, wenn man es so will, denn die eigentliche Leistung, der Mehrwert, entsteht nicht im Slack-Fenster. Dieser entsteht im Editor, in Sketch, in Word, in PPT (wobei?), in Excel, auf einem Whiteboard oder in unseren Köpfen. Und er entsteht vor allem in langen Phasen des ungestörten Arbeitens. Newport nennt diese „Deep Work“:

„Professional activities performed in a state of distraction-free concentration that push your cognitive capabilities to their limit. These efforts create new value, improve your skill, and are hard to replicate.”

Hört sich gut an? Yep. Das ist die Arbeit, die uns befriedigt. Die uns glücklich den Feierabend genießen lässt. Diesen Flow zu erreichen, hat viel mit Motivation und den richtigen Routinen zu tun – aber eben auch mit der Abwehr von allerlei Ablenkungen und der Verlockung von schnellen Dopamin-Schüben. Slack bedient sich hier – vergleichbar mit Video Games oder Social Media – diversen Taktiken zur Ausschüttung von solchen Glückshormonen: FOMO, Notifications über Devices hinweg, Gamification via GIFs und Emojis etc … All dies, damit das Engagement und die Abhängigkeit wachsen. Doch was gut für die SaaS-Anbieter ist, kann für den Nutzer schnell kontraproduktiv werden. Man muss nur mal nach „slack addiction“ googlen und findet massig Berichte, die zeigen, dass Instant-Messenger im Büroalltag ernsthafte Auswirkungen auf das Wohlbefinden haben können.

Wann ist Slack dein Freund – und wann eher eine Office-Vuvuzela?

Trotz all der negativen Effekte sind Unterbrechungen in vielen Fällen ein notwendiges Übel. Immerhin ist kaum ein Mitarbeiter Einzelkämpfer, sondern jeder von uns muss auch Schnittstellen zum Kunden oder zumindest zum Kollegen managen. Teamwork bedarf Kommunikation, Kommunikation bedarf Aufmerksamkeit. Und diese erlangt man beim Gegenüber nur durch Unterbrechung.

Slack bietet dafür eine Plattform, die wir prinzipiell nicht missen möchten. Es geht also um das „Wie“ und nicht das „Ob“. Slack selbst gibt uns Nutzern leider wenig Hinweise, wie es eigentlich richtig genutzt werden sollte. Es ist ein extrem flexibles Multi-Purpose-Tool. Ist es ein Feed, eine Todo-Liste, ein E-Mail-Ersatz, ein virtueller Watercooler oder ein Meeting-Tool? Es ist das, was jeder einzelne daraus macht. Dafür müssen wir uns aber erstmal bewusst werden, was wir denn daraus machen wollen? Wenn nicht, verleitet ein Multi-Purpose-Tool wie Slack dazu, dass man einfach nur seinen Impulsen folgt.

Wie wird Slack also zu einem Helferlein, das uns näher zusammenbringt und wie vermeiden wir, dass Slack sich wie ein 40-Stunden-Dauer-Meeting anfühlt?

Zuerst sollten wir definieren, wofür Slack der richtige Kanal ist und wofür eher nicht.

Slack ist super für …

  • 🌊 … ein Grundrauschen. Oft ergeben sich Dinge durch zufälliges Mithören oder beim Plausch an der Kaffeemaschine. Vielleicht hat ein Kollege bereits Erfahrung mit der Problematik oder eine Idee für einen anderen Ansatz? Slack kann Kommunikation transparent machen und zum Mitmischen einladen. Und dieses Grundrauschen hilft auch, sich im heimischen Office nicht verloren, sondern als Teil des großen Ganzen zu fühlen. Aber es ist eben mit Vorsicht zu genießen: Oft ist ein „Grundrauschen“ und das schnelle Rein- und Rausspringen aus Konversationen für Manager-Aufgaben von Vorteil, für den (Fach-)Mitarbeiter aber eher Ablenkung und Stress.
  • 🚨 … Alarmstufe Rot. Wenn keine Zeit zu verlieren ist, weil der Kunde vor der Tür steht, das Hosting down ist oder der Azubi im Fahrstuhl feststeckt. Man merkt, das sind extreme Beispiele und nicht unser Alltag.
  • 🤝 … direkte Kommunikation. Slack kann ein klassischer E-Mail-Ersatz sein. Direktnachrichten für kurze Absprachen mit klar definierten Empfängern. Ganz ohne Betreffzeile und förmliche Anrede. Sweet!
  • 🎉 … Fun. Emojis, GIFs, mal Luft ablassen, Insider Jokes, Hot-Tipps. You name it.

Slack sollte nicht …

  • 😓 … FOMO und ASAP erzeugen. Wer kennt es nicht: Fünf Minuten nach der ersten Nachricht kommt noch ein passiv-aggressives „???“ hinterher. Nicht cool. Auf 99 % der Anliegen muss nicht sofort reagiert werden. ASAP sollte die Ausnahme und nicht die Regel sein. Vieles kann warten — und sich somit besser in den Flow des Empfängers einfügen. Chats suggerieren uns eine ASAP-Kultur, weil der andere sofort benachrichtigt wird. Der Sender meint, er kann über die Aufmerksamkeit des Empfängers bestimmen. Ebenso gefährlich ist es, wenn erwartet wird, dass in einem Channel alle permanent mitlesen. Kollegen, die im Channel nach Meinungen oder Einwänden zu einem Thema fragen und annehmen, dass nach 10 Minuten alle reagiert haben müssten. Das führt zu klassischer FOMO und dazu, dass man die Chats permanent verfolgen muss, damit kein Nachteil, keine Wissenslücke entsteht und die Kollegen einen nicht als „abwesend“ wahrnehmen.
  • 🏃‍♂️ … zu halbgaren Gedanken führen. Slack ist auf Schnelligkeit gemünzt. Channel wählen, reinschreiben, Enter. Ups, etwas vergessen oder falsch formuliert? Schnell noch eine Nachricht hinterher. Gedanken werden häppchenweise ausgespeichert, oft unterbrochen von den Nachrichten anderer. Sie verlieren sich im Fluss und geraten aus dem Sichtbereich. Antworten können nicht richtig zugeordnet werden. Chats sind chaotisch und deswegen kein Ort, um komplexe Argumente auszutauschen, zu überzeugen oder wichtige Dinge im Detail zu planen.
  • ☑️ … als Todo-Liste agieren. Chats sind vergänglich. Was du mir jetzt schickst, ist in fünf Minuten von der Flut weggeschwemmt. Weder Briefings noch Tasks sollten untergehen. Und nein, es ist nicht die Aufgabe des Empfängers, sich irgendwann wieder daran zu erinnern. Dafür haben wir andere Kanäle, andere Tools.

Okay, okay. Aber was kann ich jetzt konkret machen?

Nachdem ich das „Wozu“ erläutert haben, fehlt noch das konkretere „Wie“. Also, wie kann man Slack bewusst für ein angenehmes Kommunikationsklima einsetzen?

✔️ Pull statt Push

Kommunikation kann man grob in Push und Pull unterteilen. Ein klassisches Beispiel für Push-Kommunikation ist das Telefon. Der Sender möchte eine Nachricht übermitteln und entscheidet dafür den Zeitpunkt. Der Empfänger muss in Echtzeit reagieren, egal womit er gerade beschäftigt ist. Die E-Mail hingegen setzt auf das Pull-Prinzip. Die Mail wartet geduldig im Postfach des Empfängers bis dieser entscheidet, dass er sie lesen möchte. Er „zieht“ sich die Botschaft zu einem selbstbestimmten Zeitpunkt und hat somit mehr Kontrolle über den Kommunikationsprozess.

Slack kann in beide Richtungen genutzt werden. Um stärker auf Pull zu setzen, helfen folgende Tipps:

  1. Nutze Slack im Browser (nicht mit der Desktop-App) und nicht auf dem Smartphone. So lässt sich Slack wie andere Browser-Fenster nach Bedarf bewusst aufrufen. Dazu kannst du dir bestimmte Zeitfenster bestimmen. Zum Beispiel zweimal täglich 30 Minuten, um Slack (und evtl. auch E-Mail) ganz bewusst abzuarbeiten. Vermeide es, schnell zwischen zwei Meetings Slack zu öffnen. In 5 Minuten lassen sich die Messages in der Regel nicht sorgsam beantworten und sorgen nur für zusätzliche kognitive Belastung.
  2. Schalte Notifications, Icon Badges und Sounds ab. Wenn du Slack sowieso in regelmäßigen Zeitfenstern checkst, benötigst du diese eigentlich nicht mehr. Falls du dennoch sicherstellen möchtest, dass du im Notfall schnell erreichbar bist, vereinbare, dass man bei Dringlichkeit anrufen soll.

✔️ Verlasse Channels oder schalte sie stumm.

Bei der i22 sind wir über 100 Mitarbeiter. Da können manche Channel ziemlich busy werden. Frage dich immer, ob das Mitlesen in einem bestimmten Channel einen wichtigen Einfluss auf deine Arbeit hat. Einmal im Monat kannst du die abonnierten Channels neu evaluieren und ggf. verlassen. Eine abgeschwächte Variante ist das Stummschalten. So kannst du zwar noch mitlesen, wirst aber nicht mehr prominent benachrichtigt.

✔️ Die Sidebar aufräumen

Von Haus aus ist die Slack-Sidebar ein ziemlich chaotisches UI-Element. Notifications, lange Listen von Channels, DMs und diverse andere Optionen … Zum Glück gibt es einige Möglichkeiten für Ordnung zu sorgen. Zuerst lassen sich alle Sections zusammenklappen, um für Übersicht zu sorgen. Dann können bei DMs und Channels nur die Nachrichten angezeigt werden, die ungelesen sind.

Letztere Option macht es bewusst schwieriger, einen bestimmten Channel oder eine Person aufzurufen. Dafür wird die Oberfläche ablenkungsfreier und du kannst alternativ zielgerichtet per CMD+K bzw. STRG+K direkt zu einer Unterhaltung springen.

✔️ Nachrichten stapelweise bearbeiten

Slack bietet manchmal einen bunten Blumenstrauß an Notifications. Ungelesene Nachrichten verstecken sich verteilt über verschiedene Channels und DMs, die unsortiert zwischen all den anderen Channels aufs Lesen warten. Zum Glück gibt es in der Sidebar den Punkt „Ungelesenes“ (muss eventuell in den Einstellungen aktiviert werden). Hier werden alle Messages zum Bearbeiten auf einen Blick gelistet. Am besten wählst du als Sortierung „Älteste“, so kannst du in den definierten Slack-Zeitfenstern (siehe oben) effizient den Stapel abarbeiten.

Come in and find out

Slack erleichtert einerseits die schnelle Kommunikation, andererseits ist es die größte Nervmaschine in den Offices weltweit. Ist das Tool selbst das Problem oder die Art wie wir es nutzen? Komplizierte Frage. Vorsicht ist jedenfalls geboten. Vielleicht sollten wir Slack und seine Channels wie eine Sauna behandeln: ein kurzer Aufenthalt tut gut, aber man sollte es nicht übertreiben. Einfach öfters mal aus dem Dopamin-Kreislauf ausbrechen und vor jeder Nachricht kurz innehalten und sich fragen: ist es denn wirklich so dringend? Slack drop.

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Kategorien 🐒 Menschliches, Allzumenschliches, 🗣 Man kann nicht nicht kommunizieren

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